それで、私はこの非営利団体でインターンシップを始めたばかりで、とてもクールです。私の最初の任務は、会社とそのユーザーにとってうまく機能するタイプのプログラムを見つけることでした。私と何人かのチーム メンバーは、必要な機能の良いリストと思われるものの要約を終えました。仕事を始める前は、コンテンツ/ドキュメント/知識/プロジェクト管理システムについて聞いたことさえありませんでした。そこで、他の多くのプログラムについて少し調査を行い、Joomla、activeCollab、Basecamp、sharepoint などに絞り込みました。私のニーズに最適なプログラムはどれですか? 今書いたリストにある必要はありません。検索を開始したときに最初に表示されたプログラムです。
必須機能
検索可能なキーワード検索 高度な検索: ファイルの種類 (PDF、Word など)、サービス ライン (資金調達、戦略など)、ドキュメントの種類 (例: PDF、Word など) など、さまざまなカテゴリでドキュメントにタグを付けて検索する機能、成果物、データ セットなど) ドキュメント内検索
分類 すべてのコンテンツを閲覧するためのシンプルなナビゲーション コンテンツを閲覧するために使用されるツリー/階層のセットアップと変更が簡単
ワークルーム 各チームに独自のドキュメントを投稿するための個別のワークルームを提供する チームのワークルームからツールキットへの移動が容易 (チームのワークルームがツールキットと同じシステムにある場合に最適)
バージョン管理 どれが最新のファイルかを確認する機能
セキュリティ パスワード保護 階層化されたセキュリティ、つまり特定のユーザーに対する特定の権限 (ワークルームの作成、ナビゲーション ツリーの変更、ツールキットの変更、チーム ファイルの表示/投稿など)
複数年サポート 古いワークルームやファイルを簡単に「アーカイブ」できるため、時間が経ってもナビゲーションが雑然とすることはありません
ワークグループ間で共有 パワー ユーザーが複数のチーム ワークルームにアクセスできる機能 あるグループから別のグループまたはツールキットにドキュメントを送信する機能 (単純なタグ付けまたは単純な「送信」機能によって)
アップロード ワークルームにファイルをアップロードする機能 ツールキットの検討のために新しいファイルを送信する機能 (現在どのワークルームにもないファイル)
オプション機能
アップロードされたファイルまたは既存のファイルへの変更のメッセージングオプトイン通知
バージョン管理 ファイルをチェックアウトしたユーザーを確認する機能
特定のドキュメントへの外部アクセス クライアント アクセス
当社のウェブサイト内 ユーザーは当社のウェブサイトからアクセスできます 当社のウェブサイトに常駐しているように見えます
コラボレーション ツール チーム カレンダー ブログ / フォーラム インスタント チャット WebEx/リモート プレゼンテーション (仮想チーム ミーティング用)
評価 1 ～ 5 のスター ドキュメント評価 (ユーザー コミュニティによる) 評価によるドキュメントの検索と並べ替え (最高のドキュメントは検索結果の最初に表示されます)
同時編集 複数の人が同じドキュメントを同時に編集できます
ワークフロー 別のユーザーがレビューするようにファイルにタグを付ける機能 (別のユーザーがレビューできるようにファイルを「エスカレート」する機能) ファイルにユーザーのフラグが付けられたときのメッセージ アラート