すべての CRM エンティティ関連ドキュメントを SharePoint に集中させ、CRM データベース フットプリントの増大を最小限に抑えるために、CRM で追跡される電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存することにしましたが、これを行うためのすぐに使用できるメカニズムは現在ありません。これを回避するために、SharePoint ドキュメント ライブラリに電子メールの添付ファイルを手動で入力し、メタデータ (関連するエンティティ名、ユーザー、日付、タグなど) を適切に更新しています。CRM 内からドキュメントと添付ファイルを表示するために、関連する CRM エンティティ フォームに IFrame を作成しました。この IFrame は、ドキュメント ライブラリへのカスタム SharePoint ビューにリンクします。このビューは、URL パラメーターを介してエンティティ名でフィルター処理されます。これは、ドキュメントの保存方法に十分な柔軟性がない SharePoint のすぐに使用できるドキュメント管理よりも、私たちにとってはるかにうまく機能しています。主な理由は、フォルダーを使用し、メタデータを簡単に更新できないためです。ただし、ドキュメントは依然として CRM (および Exchange メールボックス) 内で追跡された電子メールの添付ファイルとして残りますが、これについてはあまり気にしません)。私たちがやりたいことは、添付ファイルを SharePoint にコピーまたは移動し、必要に応じてメタデータを更新してから、CRM の添付ファイルを新しい SharePoint ドキュメントの URL に置き換えることです。
その背景として、経験豊富な CRM および SharePoint の専門家からこのフォーラムでのガイダンスをいただければ幸いです。私たちの質問は次のとおりです。
- 電子メールから SharePoint に添付ファイルを取得するためのメカニズムとしてより理にかなっている方法: ユーザーが手動でトリガーできるアクションを備えた Outlook プラグイン、または CRM 内で設定に関するアクションが使用されたときにトリガーされるワークフロー。見通し？私たちが見逃している別の解決策はありますか？ 添付ファイルを関連付ける必要があるエンティティを指すために、電子メールで Set-regarding アクションを常に使用します。
- エンティティの名前を含む SharePoint のドキュメント ライブラリに追加されたフィールドを介して、ドキュメントをエンティティに関連付ける一括ドキュメント アップローダも必要です。現在、SharePoint の一括ドキュメント ローダーを使用してから、データ グリッド ビューを使用して可能な限りメタデータを手動で更新しています。ここでは、電子メールの添付ファイルを処理するために必要なコードを活用することは簡単にできるように思えますが、Outlook プラグイン、CRM ワークフロー/ダイアログ プロセス、SharePoint プラグイン、スタンドアロン アプリなど、どの手段を使用すればよいかわかりません。
-最後に、現時点では、CRM エンティティとそれに関連付けられている SharePoint ドキュメント ライブラリ内のドキュメントとの関係は、エンティティ名に完全に依存しています。CRMエンティティ名はいつでも変更される可能性があり、関連するメタデータを更新する必要があるため、これは堅牢ではありません. 正しい解決策は、代わりに CRM エンティティ ID フィールドに基づく関係にすることです。SharePoint 内から CRM エンティティ データにアクセスする最良の方法は何ですか? 現在、メールと SharePoint には Office 365、Dynamics CRM 2011 Online を使用しているため、データベースに直接アクセスすることはできません。
あなたが提供するガイダンスは大歓迎です！