google-apps-script - Google Apps for Business: ユーザーが終日のイベント用にリソースを予約できないようにする

Question

私の会社には 15 の部屋があります。各部屋は個別のリソースです。エンドユーザーは、あまり賢くない場合があります。終日のイベントのために部屋を予約することもあり、他の誰もその部屋を終日予約することはできません。これが、ユーザーが終日イベントの部屋を予約できないようにしたい理由です。代わりに、時間範囲を指定してください。Googleスクリプトでこれを行う方法はありますか?

これを行う 1 つの方法は、イベントが作成されるたびにスクリプトを実行することではないかと考えていました。また、その場所がいずれかの部屋にあり、終日のイベントである場合は、それを削除して、ユーザーに再試行するように求めます。

ここに問題があります。イベントの作成時に起動するトリガーを作成する方法がないようです。

Answer 1

私が勤務している学校でもほぼ同じ状況がありました。約 20 の教室があり、そのうちのいくつかは (カレンダー リソースとして) 共有アクセスを持っています。問題は、一部のエンドユーザーが他人のことを気にせず、誰にも言わずにこれを利用していることです...そのため、毎時間実行され、イベントがリソースカレンダーに追加されたかどうかを確認する「追跡スクリプト」を作成しました。もしそうなら、それは私にメールを送ってくれるので、状況を見て対処することができます.

数週間後、ユーザーは自分が監視下にあることを知っているため、リソースの使用方法にかなり注意を払うようになりました ;-) したがって、「悪いイベント」を削除する必要はありません。ユーザーは自分で変更します !!

とにかく、私が書いたスクリプトは、「終日」のイベントを削除するように簡単に変更できると思います。

説明するいくつかの単語: スクリプトは、(ScriptProperties で) 一定期間のすべてのイベントのログを保持します。約 1 時間ごとに、何らかのイベントが追加または削除されたかどうかを確認し、誰がそれを行ったかを確認し、「ホワイト リスト」ユーザーでない場合は、変更内容の概要を記載したメールを私に送信します (HTML テーブルでフォーマットされています)。 . 現在から固定日までのすべてのイベントを監視します（私にとっては6月末）。

私が抱えていた主な難しさは、日付のためにリストから除外されたイベントを処理することでした...最初のバージョンでは、各イベントのendTimeにメールを送信しました...今、このバージョンは数か月間スムーズに動作しています完璧ではありませんが、おそらくあなたにとって良い出発点です（少なくとも私はそう願っています:-)

任意の開始日と終了日の間のすべてのイベントをスプレッドシートに取得する手動ログ ユーティリティと、スクリプトのカレンダー ID を取得する別のユーティリティもあります。

ここにスプレッドシートの公開コピーがありますので、ご覧ください。

これが完全なスクリプトです（少し長いので、申し訳ありません）

  var nom = String(Session.getUser().getUserLoginId());
  var authorized = ['admin','webmaster','mary','william'];// define a list of 'authorized event creators'
  var owner = 'mail@xxx.yyy';// email to whom the email will be sent
  var collaborator = 'a collaborator email';// email of an additional collaborator (optional, see line 93)
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();// this spreadsheet
  var sh = ss.getSheetByName('master');
  var calList = sh.getDataRange().getValues();
  var logsheet = ss.getSheetByName('logger');
  var last = logsheet.getLastRow();
  var FUS1=new Date().toString().substr(25,6)+":00";

function onOpen() {
  var menuEntries = [ {name: "Manual test", functionName: "checkCal"},
                      {name: "Lauch autoTest", functionName: "manualcheck"},
                      {name: "delete created sheets", functionName: "delsheets"}
                     ];
    var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    sheet.addMenu("Tracking utilities",menuEntries);//
//  Logger.log(FUS1)
  SpreadsheetApp.setActiveSheet(sheet.getSheetByName('logger'));// start on logger page  
}

function manualcheck(){
    autoCheckAllCals();
    var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    if(sheet.getSheets()>1){
    SpreadsheetApp.setActiveSheet(sheet.getSheets()[2]);// this works from the menu when ss is open
}
}

function autoCheckAllCals(){
    var eventarray = new Array();
    var logarray = new Array();
    var line = new Array();
    ss.setActiveSheet(logsheet)
    line.push('Events created by someone else','start ','end','location','Creator','Modification','event length','invited');
    eventarray.push(line);
    var today =  new Date(); // maintenant
    var startDate = new Date(today.getTime()-120*60*1000);// 2h before now
    var endDate = new Date("june 30, 2013 23:59:00"); // choice every year
    var sendMail = true    
    var mailSent = false
    logsheet.insertRowAfter(last)
    var sheetName = "Control from "+ Utilities.formatDate(startDate, FUS1, "MMM-dd-yy")
      + "-to-" + Utilities.formatDate(endDate, FUS1, "MMM-dd-yy")  
  for(nn=0;nn<calList.length;++nn){
    var calName = calList[nn][0];
    var calId = calList[nn][1];   
// Logger.log(calList)   
// Logger.log(startDate+'  |  '+endDate)   
// Logger.log(calName+' | '+calId)
    var Calendar = CalendarApp.getCalendarById(calId)
        var events = Calendar.getEvents(startDate , endDate);
    if (events[0]) {
    for (var i = 0; i < events.length; i++) {
      if(events[i].getTitle().match('week nr')=='week nr'){continue};// this condition to ignore week numbers that we add in all calendars.... might be anything else that should be ignored
      var skip = false
      for(var aaa in authorized){
//Logger.log(events[i].getCreators())
      if(events[i].getCreators().join().match(authorized[aaa])==authorized[aaa]){skip=true;continue};// check if creator is in the 'authorized' list
        }
        if(skip){continue}
//Logger.log(events[i].getStartTime()+'   '+events[i].getEndTime());      
      if(events[i].getStartTime()<today||events[i].getEndTime()<today){Logger.log('condition < today = true '
         +events[i].getTitle()+' start='+Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "HH:mm")+' end='+Utilities.formatDate(events[i].getEndTime(), FUS1, "HH:mm"));sendMail=false;continue}
// if condition = true update script properties so it won't generate an alert when finishing
      var line = new Array();
      var logline = new Array();
      FUS1=events[i].getStartTime().toString().substr(25,6)+":00";
      line.push(calName +' : '+events[i].getTitle());
      logline.push(calName +' : '+events[i].getTitle()+'|');
      line.push(Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "MMM-dd-yy")+' @ ' +Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "HH:mm"));
      logline.push(Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "MMM-dd-yy")+' @ ' +Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "HH:mm")+'|');
      line.push(Utilities.formatDate(events[i].getEndTime(), FUS1, "MMM-dd-yy")+' @ ' +Utilities.formatDate(events[i].getEndTime(), FUS1, "HH:mm"));
      line.push(events[i].getLocation());      
      line.push(events[i].getCreators().join());
      logline.push(events[i].getCreators().join()+'∏');
      line.push('on '+Utilities.formatDate(events[i].getLastUpdated(), FUS1, "MMM-dd-yy"))
      line.push(((events[i].getEndTime() - events[i].getStartTime()) / 3600000)+' hours');
      var invitelist='';
      var list = events[i].getGuestList()
          for(n=0;n<list.length;++n){invitelist+=list[n].getName()+', '}
      line.push(invitelist)
      eventarray.push(line);
      logarray.push(logline)
    }
//    Logger.log(logarray)
    }    
}
      if(eventarray.length>1){     
  var message = logarray.toString().replace(/,/g,'')
  var formertest = ScriptProperties.getProperty('lastTest')
      if(formertest!=message){
Logger.log('changement ...')        
  var html = createMsg(message)
  if(sendMail){
      MailApp.sendEmail(owner,'Events created by someone in your calendar', "", {"htmlBody" : html});
//      MailApp.sendEmail(collaborator,'Events created by someone in your calendar', "", {"htmlBody" : html});// supprimer ou commenter cette ligne si nécessaire
Logger.log('send mail')
mailSent = true
  }
    ScriptProperties.setProperties({'lastTest': message}, true);   
      try{ 
    var newsheet = ss.insertSheet(sheetName,2);
      }catch(error){
        FUS1=new Date().toString().substr(25,6)+":00";
        var newsheet = ss.insertSheet(sheetName+' - '+Utilities.formatDate(new Date(), FUS1, "HH:mm:ss"),2);
        }
    newsheet.getRange(1,1,eventarray.length,eventarray[0].length).setValues(eventarray);
    newsheet.getRange(1,1,1,eventarray[0].length).setBackgroundColor('#ffffcc');
    newsheet.setColumnWidth(1, 350).setColumnWidth(2, 150).setColumnWidth(3, 150).setColumnWidth(4, 150).setColumnWidth(5, 150).setColumnWidth(6, 105).setColumnWidth(7, 95).setColumnWidth(8, 450);
    newsheet.setFrozenRows(1)
}
    ScriptProperties.setProperties({'lastTest': message}, true);    // even if no mail, write to script properties       
      }
  FUS1=new Date().toString().substr(25,6)+":00";
  var logmsg = 'Auto test launched on '+Utilities.formatDate(new Date(), FUS1,"MMM-dd-yy @ HH:mm");
  if (mailSent){logmsg+=" - mail sent"}else{logmsg+=" - no alert"}
   logsheet.getRange(last+1,1).setValue(logmsg);
}


function createMsg(logarray){
  var formertest = ScriptProperties.getProperty('lastTest');
  if(!formertest){return}
  var testitems = formertest.split('∏');
  var items = logarray.split('∏');
  if(items.length>testitems.length){
  var color='#CCFFCC'
  if(testitems.toString().indexOf(items[0])==-1){color='#FFBBBB'}
    var html = " Digest of Events created by someone else :<B> new events in RED </B><BR><BR><TABLE border = 1 cellpadding = 5><EVENTS></table>"    
  var table = "<tr valign='top' bgcolor='"+color+"' cellpadding=5>"
      color='#CCFFCC'
      for(zz=0;zz<items.length-1;++zz){
//  Logger.log(testitems.toString().indexOf(items[zz]))  
        var subitems = items[zz].split('|')
        if(testitems.toString().indexOf(items[zz+1])==-1){color='#FFBBBB'}
        for(tt=0;tt<subitems.length;++tt){
         table+= '<td>'+subitems[tt]+'</td>'
    }
        table+="</tr><tr valign='top' bgcolor='"+color+"' cellpadding=5>"   
        color='#CCFFCC'
            }
        table+='</tr>'
  var msghtml = html.replace("<EVENTS>",table) 
//    Logger.log(msghtml)
      return msghtml
}else{
  var color='#FFBBBB'
  if(items.toString().indexOf(testitems[0])==-1){color='#FFBBBB'}
  var html = "One (or more) event removed <B>in RED</B> as shown below<BR><BR><TABLE border = 1 cellpadding = 5 bgcolor='"+color+"'><EVENTS></table>"    
  var table = "<tr valign='top' bgcolor='"+color+"' cellpadding=5>"
      for(zz=0;zz<items.length;++zz){
//  Logger.log(testitems.toString().indexOf(items[zz]))  
        var subitems = testitems[zz].split('|')
        if(items.toString().indexOf(testitems[zz])==-1){
        for(tt=0;tt<subitems.length;++tt){
         table+= '<td>'+subitems[tt]+'</td>'
    }
        }
        table+="</tr>"
            }
        table+='</tr>'
  var msghtml = html.replace("<EVENTS>",table) 
//    Logger.log(msghtml)
      return msghtml
}
}


function checkCalendars(e) {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var calendar_name = e.parameter.calendar;
  var startDate = new Date(e.parameter.start);
  var endDate = new Date(e.parameter.end);
  var calList = sh.getRange(1,1,sh.getLastRow(),2).getValues();
   for(nn=0;nn<calList.length;++nn){
     if(calList[nn][0]==calendar_name){var CalId = calList[nn][1];break}
   }
  var Calendar = CalendarApp.getCalendarById(CalId)
//   
  var sheetName = calendar_name + "-from-" + Utilities.formatDate(e.parameter.start, FUS1, "MMM-dd-yy")
      + "-to-" + Utilities.formatDate(e.parameter.end, FUS1, "MMM-dd-yy")  
//
  var events = Calendar.getEvents(startDate , endDate);
  if (events[0]) {
    logsheet.getRange(last+1,1).setValue('Manual test launched on '+Utilities.formatDate(new Date(), FUS1,"MMM-dd-yy"));
    ss.setActiveSheet(logsheet)
    var eventarray = new Array();
    var line = new Array();
    line.push('Calendar Name : '+calendar_name,'start ','end','Localisation','created by','Modification','event length','invited');
    eventarray.push(line);
    for (i = 0; i < events.length; i++) {
      if(events[i].getTitle().match('week')=='week'){continue}
      line = new Array();
      line.push(events[i].getTitle());
      FUS1=events[i].getStartTime().toString().substr(25,6)+":00";
      line.push(Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "MMM-dd-yy")+' @ ' +Utilities.formatDate(events[i].getStartTime(), FUS1, "HH:mm"));
      line.push(Utilities.formatDate(events[i].getEndTime(), FUS1, "MMM-dd-yy")+' @ ' +Utilities.formatDate(events[i].getEndTime(), FUS1, "HH:mm"));
      line.push(events[i].getLocation());      
      line.push(events[i].getCreators().join());
      line.push('on '+Utilities.formatDate(events[i].getLastUpdated(), FUS1, "MMM-dd-yy"))
      line.push((events[i].getEndTime() - events[i].getStartTime()) / 3600000);
      var invitelist='';
      var list = events[i].getGuestList()
          for(nn=0;nn<list.length;++nn){invitelist+=list[nn].getName()+', '}
      line.push(invitelist)
      eventarray.push(line);
    }
    Logger.log(eventarray)
      try{ 
    var newsheet = ss.insertSheet(sheetName,2);
      }catch(error){
    var newsheet = ss.insertSheet(sheetName+'-'+Utilities.formatDate(new Date(), FUS1, "HH-mm-ss"),2)
        }
    newsheet.getRange(1,1,eventarray.length,eventarray[0].length).setValues(eventarray);
    newsheet.getRange(1,1,1,eventarray[0].length).setBackgroundColor('#ffffcc');
    newsheet.setColumnWidth(1, 350).setColumnWidth(2, 150).setColumnWidth(3, 150).setColumnWidth(4, 150).setColumnWidth(5, 150).setColumnWidth(6, 105).setColumnWidth(7, 95).setColumnWidth(8, 450);
    newsheet.setFrozenRows(1)
    SpreadsheetApp.setActiveSheet(sheet.getSheets()[2]);// envoie sur la page créée
  } else {
    var startstring = Utilities.formatDate(e.parameter.start, FUS1, "dd-MMM-yyyy");
    var endstring = Utilities.formatDate(e.parameter.end, FUS1, "dd-MMM-yyyy");
    Browser.msgBox('no event between ' + startstring + ' and ' + endstring +' in your calendar :'+calendar_name);
  }
  var app = UiApp.getActiveApplication();
  app.close();
  return app;  
}


function checkCal() {
  var doc = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var app = UiApp.createApplication().setTitle("Calendar Tracking");
  app.setHeight(265).setWidth(400);
  // Create a grid with 3 text boxes and corresponding labels
  var grid = app.createGrid(3, 2);
  grid.setWidget(0, 0, app.createLabel("Name of the Calendar:"));
  var list = app.createListBox();
  list.setName('calendar');
  grid.setWidget(0, 1, list);
  for (var i = 0; i < calList.length; i++) {
    list.addItem(calList[i][0]);
  }
  grid.setWidget(1, 0, app.createLabel('Start Date :'));
  grid.setWidget(1, 1, app.createDateBox().setId("start").setValue(new Date()));
  grid.setWidget(2, 0, app.createLabel('End Date :'));
  grid.setWidget(2, 1, app.createDateBox().setId("end").setValue(new Date(new Date().getTime()+30*86400000)));
  var panel = app.createVerticalPanel();
  panel.add(grid);
  var button = app.createButton('Start Checking & report');
  var handler = app.createServerClickHandler('checkCalendars');
  handler.addCallbackElement(grid);
  button.addClickHandler(handler);
  var clock = app.createImage('https://dl.dropbox.com/u/211279/Time-change-clock_animated_TR80.gif', 0, 0, 82, 82).setId('clock').setVisible(false);
  var clockHandler = app.createClientHandler().forTargets(clock).setVisible(true);
  button.addClickHandler(clockHandler)
  panel.add(button).add(clock);
  app.add(panel);
  doc.show(app);
}

function delsheets(){
  var sh = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var numbofsheet=ss.getNumSheets();// check how many sheets in the spreadsheet
    for (pa=numbofsheet-1;pa>0;--pa){ 
      ss.setActiveSheet(ss.getSheets()[pa]);
      if(ss.getSheets()[pa].getSheetName()!='logger'&&ss.getSheets()[pa].getSheetName()!='master'){
      var newSheet = ss.deleteActiveSheet(); // delete sheets begining with the last one
      Utilities.sleep(400);
    }
    }
  ss.setActiveSheet(ss.getSheets()[1]);// return to first sheet as active sheet (useful in 'list' function)
  SpreadsheetApp.flush();
  }

// This small function is to get the list of calendar names & Ids that you have access to, please edit the master sheet to keep only the ones you want to monitor (without empty rows).
function Callist(){
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sh = ss.getSheetByName('master')
  sh.getDataRange().clearContent();                      
  var list = new Array();
  var store = new Array();
  list = CalendarApp.getAllCalendars()
    for (n=0;n<list.length;++n){
      var name = list[n].getName() ;                     
      var id = list[n].getId() ;                     
        store.push( [name,id])
    }        
  sh.getRange(1,1,store.length,store[0].length).setValues(store);  
}