email - MS Outlook で電子メールを整理する最良の方法は何ですか?

Question

すべてのソフトウェア開発の専門家 (特にプロジェクトマネージャー) は、終わりのない電子メールの流れに対処する必要があります。MS Outlook でそれらを整理する最良の方法は何ですか?

明らかに、いくつかの優れた問題追跡ツールはより柔軟性を提供しますが、私はほとんどの組織に展開できる単純なバニラアプローチに興味があります。

PS 電子メールを見つけることは、対処する必要がある問題の中で最も少ないものです。今日の検索はかなり良いです。

score 10 · Accepted Answer

Within my main inbox I have 3 sub folers: Do, Done, Defer and 3 macros to move the selected folder into the relevent folder. (alt-1 moves the selected mail to done and then selects the next mail). Each day I quickly filter my inbox into the three folders. I can process several hundred mails in 20 mins or so.

Do, something I expect to process today. Done, something I don't care about/have read and understood, I dont expect to refer back to these today. Defer, something I will do something about but not today.

At the end of processing I expect my inbox to be empty.

At the end of the day all mail items in Do move to Defer (I dont want to keep things in Done overnight).

At the start of the day all items in Defer are filtered using the rules above, I dont want to leave things in Defer for more then a day or 2. If stuff hangs around for too long I will add it to my diary to process later.

At the end of the day all mail in Done is copied into an archive folder based on the month/year. Done is just a parking place for things to be archived.

I use a tool to index my archive, I actually use X1 but google desktop is an excellent alternative.

I filter out any important facts i would like to refer back to in outlook notes.

I filter out any tasks I would like to recal into omni focus (http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/) the best GTD I have found.

I DO NOT EVER use my inbox as a todo list or a mechanism for recording subtle facts I want to recall later. I know a lot of people do but IMHO its just a bad way to be.

(cross posted to LJ).

EDIT.

Oh per a post above I also filter any mail not posted to me directly, by the mailing list the mail was sent to. I give different amounts of attention to each mailing list. I do follow the mechanism above for each mailing list but some I glance at and some I process in detail.

ReEDIT

In comments I was asked to provide the source for the macros I mentioned above. I DONT suggest this is seen as an example of good VBA, I am pretty sure it was sourced from the interweb and adapted for my purposes. It has worked reliably for many years.

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

score 3 · Accepted Answer

受信するメールの量に応じて、2 つの戦略を一緒に使用できます。

1)ほとんどの人が上で提案したように、受信トレイを Todo リストとして使用し、クリーンな状態に保ちます。アーカイブ済みメール用のフォルダが 1 つあり、すべての検索ツールを使用して検索できます。

2)大量のメールを受け取った場合は、フィルターを使用して、自分だけが CC されているメールを別のフォルダーに移動します。次に、そのフォルダを1日にN回だけチェックします（N = 3、朝、昼食、帰宅時間を使用しました）

特に、受信トレイをきれいに保つために受信トレイにあるメールを読むことに惹かれていると感じた場合は、それがどれだけの時間を節約できるかに驚かれることでしょう。

これにより、緊急ではないメールが流れを乱すのを防ぎ、TO リストに含まれていた人々による変換のスレッド全体を読むことができるため、より迅速になります。

HTH

score 2 · Accepted Answer

注意が必要なものはすべて受信トレイに保存し、完了したものはすべて保存済みフォルダーに移動します。

月曜日からカテゴリーを使い始めたばかりですが、もっと多くの人が知っておく必要があると思います。

件名からプロジェクト名を検出し、受信トレイをカテゴリ別にグループ化して正しいカテゴリに自動割り当てするルールがいくつかあります。

最後に、検索にGoogleデスクトップを使用します。メッセージを保存済みフォルダに移動するのは好きではありませんが、はるかに高速で簡単です。

score 2 · Accepted Answer

自動生成された電子メールは、独自のフォルダーに自動フィルター処理されます。プロジェクトごとに個別のフォルダーを作成し、人事および一般的な会社のジャンク用にさらにフォルダーを作成します。基本的に、受信トレイには返信が必要なものだけを含める必要があります。メッセージに返信すると、フォルダーに移動します。

score 1 · Accepted Answer

私はフォルダを使用します!!! 私たちは通常、ユニークな番号を持つタスクを取得します!! そのため、フォルダーはタスク番号にちなんで名付けられています!!

完了したタスクのフォルダはアーカイブに移動します!! シンプルなのにパワフル！私はそれが有用であると感じ、過去3年以上それをフォローしています

score 1 · Accepted Answer

誰もがフォルダーを提案しているようです。カテゴリーを提案します。

アクティブな pst が 1 つと、アーカイブされた年ごとに 1 つの pst があり、すべてのメールに 1 つ以上のカテゴリが割り当てられています。フォルダービューを調整して、カテゴリ別にグループ化します。

主な利点は、1 つのメールに複数のカテゴリを割り当てることができることです。

まだ注意が必要なものはすべて、カテゴリのない受信トレイにあります。

そうそう、そしてルール！既に述べたように、自動化された電子メールのルールと、受信メールを特別な受信トレイフォルダーにファイルする既知の送信者のルールがあります。

score 1 · Accepted Answer

このGTDの記事と同じ原則を使用しています -リンクテキスト

基本的に、私は受信トレイを空にして、記事で説明したようにすべてをフォルダーに移動します。最近は検索機能が充実しているため、無限のサブフォルダーは必要ありません。

score 1 · Accepted Answer

LookOutをインストールし、すべてを受信トレイに残して、検索するだけです。

わかりました、整理を行うかもしれませんが、LookOut はかなり優れています。検索が優れているほど、手動で整理する必要が少なくなります。これは良いことです、IMO。

score 1 · Accepted Answer

受信トレイと「アーカイブ」というサブフォルダーの 2 つのフォルダーしかありません。私の受信トレイは私の todo リストです。さらに注意が必要なメッセージ、完了する必要のあるアクションがあるメッセージ、または何かに対する回答を待っているメッセージは、受信トレイに残ります。処理された場合は、アーカイブに移動します。

したがって、受信トレイにある場合は、電子メールをチェックするたびに、まだやらなければならないことを思い出させてくれます。

Outlook と Vista の検索インデックスは、電子メールの検索を Google Mail と同じくらい楽しいものにするため、同じ戦略を適用できます。メールを削除する理由

また、自動アーカイブをオフにして、すべての電子メールをローカルに保管しています。

score 0 · Accepted Answer

すべてを受信トレイに保管し、自動アーカイブします。そうすれば、受信トレイを並べ替えたり検索したりして、何かを見つけることができます。Google デスクトップ検索も役に立ちます。

メールを細心の注意を払って巨大なフォルダー階層に再割り当てする人を知っています。彼らは 2 日以上経過したものを見つけることができません! 「プロジェクトXの下に置くかもしれません。いや、オラクルの問題の下に置くかもしれません。いや、...」

score 0 · Accepted Answer

フォルダ！素敵でシンプル。

これらは、顧客やプロジェクトごとに個別のメールを整理するのに役立つため、長年にわたって非常に貴重であることがわかりました. 複数の関係者が関係している場合でも、探しているものを見つけるために、多くても 2 つのフォルダーを調べるだけで済みます。

編集：tloachが言ったことと同様に、私は受信トレイを本質的に、まだ見なければならないことのtodoリストとして使用しています.

score 0 · Accepted Answer

プロジェクトごとに 1 つのフォルダー。
個人メール用の 1 つのフォルダー。
サポート用の 1 つのフォルダー。

他のほとんどのものの受信トレイ。

通常、メールを適切なフォルダに自動転送するルールを設定します。

score 0 · Accepted Answer

Windows デスクトップサーチを使用しています。

私はすべてを移動する巨大なオフライン PST を持っており、検索によって何でも簡単に見つけることができます。

score 0 · Accepted Answer

私は極端なソーターで、上司の電子メールパターンを再編成するのに興味深い時間を費やしました。彼女は 1 日に 500 通の電子メールを受け取ります。スパムの後。また、すべてのメールを Outlook に残す必要があります (つまり、2001 年からのメールをアーカイブファイルに転送することはできません)。それはまだ有機的なプロセスですが、最も効果的で、彼女が最も簡単に採用したのは次のとおりです。

1) フォルダを使用して機能領域を分離します。例: 契約 (アクティブな契約ごとにサブフォルダーがあります)、ビジネス開発 (提案/リード)、および個人開発 (教育および会議資料、領収書など) を含む会社または仕事のフォルダー。会社フォルダの外には、仕事に関係のない電子メール用の個人用フォルダがあります。

私の唯一の経験則は、フォルダーの使用を受け入れることですが、サブフォルダーに夢中にならないでください。M&M をスニッカーズやデイリーミルクと区別することと、M&M の色を区別することは別のことです。

2) カテゴリーは最低だ。ラベルやタグではありません。彼らは不足しています。そうは言っても、Outlook 2003 のフラグを除いて、電子メールを強調表示/色付けするのに役立つものはほとんどありません。私は、社内の他の従業員から送信された電子メールを分類するルールを設定して、見落とされないようにしています。

それが終わったら: ルール、ルール、ルール。私は限界を見つけていません。最初にあらゆる種類の高度に洗練されたスパムフィルターを用意しました。次に、すべてのリスト、ニュースレター、RFP アナウンスをニュースフォルダーに移動して既読としてマークするニュースフィルターが続きます (未読メッセージは優先度を示し、注意が必要です。ニュースはオプションです。仕事ではなく先延ばし）。次に、顧客ドメインからの電子メールを適切な契約フォルダにフィルタリングする各契約のルールがあります。

もちろん、先に進む前に、Inbox Zero (具体的にはこれ) とEmail Zenを読んで、自分にとって最も重要な要素を取り上げてください。

score 0 · Accepted Answer

Merlin Mann は、これをInbox Zeroとして調査するのに多くの時間を費やしました。Googleには、一見の価値のある素晴らしいビデオプレゼンテーションがあります。

score 0 · Accepted Answer

ファイルとフォルダ、自動フィルタリング、小さな受信トレイ ( Inbox Zeroなど) はすべて優れた手法ですが、最終的には、必要なときにメールを見つけられるようにすることがすべてであり、現時点では Outlook の答えは 1 つしかありません。

Xobniをインストールします。

score 0 · Accepted Answer

フォルダーを使用する - 各件名に 1 つ。プロジェクトX、マーケティング、パーソナル、TODOなど
Xobni も使用して、特定の送信者からのメールをすばやく見つけます。
2 つの「特別な」フォルダ: 私に送信された電子メール用の「受信トレイ」と、CC された電子メール用の「受信ボックス-CC」。これらのフォルダーの 1 つに新しいメールが届くと、どこに保存するかを決めます。

email - MS Outlook で電子メールを整理する最良の方法は何ですか?

17 に答える 17

Related

Reference