現在、すべてのファイルはWindowsネットワークドライブに保存されており、15人のスタッフと3人の外部ワーカーがいるため、ファイル制御は少し悪夢になり始めています。ポリシーはありますが、人々はファイルをPCに保存し、変更を加えて、誰にも通知せずにコピーし直し、場所ではなく電子メールでファイルを送信し、自分だけに意味のあるフォルダー/構造を作成しているようです。 。
その結果、最近のプロジェクトで、3人のスタッフが同じドキュメントの異なるバージョンを使用していることがわかりました。これらの3人が編集者であり、プルーフリーダーである場合、最終的に発生した問題を想像できるでしょう。
だから私たちはいくつかの素敵なシンプルなファイル管理アプリを探しています。MS Sharepointについても言及されていますが、Windowsマシンに縛られることを避けたいと考えており、特に非営利企業にとっては、セットアップなどのコストが高いようです。また、Sharepointは、私たちのニーズに対して少しやり過ぎかもしれません。
必要なのは、次のことを実現できるものだけです。
- ファイルの保存と制御に使用できます
- 別のユーザーアクセスを許可する
- 基本的なバージョン管理を提供する
- うまくいけば、リモートワーカーがアクセスできるように、Webブラウザを介してアクセスできます
機密性の性質上、またこれらのファイルを毎日毎日使用しており、インターネット接続が時々ダウンするため、SAASソリューションには熱心ではありません。社内に設置できるようにしたいと考えています。
理想的にはソリューションはFOSSですが、ニーズを満たす場合はソフトウェアの購入を検討します。