情報の混乱の根本的な原因は、「所有権がない」ことです。
プロジェクトには人員が割り当てられます。プロジェクトは終了 (またはキャンセル) され、人々は移動し、文書は置き去りにされて「ほこり」が集まり、情報が混乱します。
これを防ぐのは難しいです。wiki 対 sharepoint は混乱に対処していません。混乱を蓄積するために使用されている技術基盤をシフトするだけです。
混み具合を見てみよう
技術設計情報 / アーキテクチャ ドキュメント。古いものは関係ありません。現在と無関係があります。ウィキ。
昨年の廃止された設計情報は -- まあ -- 廃止されました。
会議の議事録、アクション アイテムなど。アクション アイテムは、開発スプリントで誰かのバックログの一部になるか、おそらく決して完了しないでしょう。バックログは wiki アイテムです。他のすべては歴史であり、興味深いかもしれませんが、通常はそうではありません。スプリントのバックログ項目を作成したり、アーキテクチャを更新したり、開発の問題を解決したりしなかった場合、会議はおそらく時間の無駄でした。
プロジェクト計画とロードマップ。スプリント バックログは重要です。これが「計画とロードマップ」が目指しているものです。計画をロードマップで補足する必要がある場合は、おそらく計画をあきらめて、スクラムを使用し、バックログを最新の状態に保つ必要があります。
当初の計画は、プロジェクト開始時の誰かの推測であり、現在のプロジェクト チームにとってあまり興味深いものではありません。
組織のビジネス管理情報 - 旅行、予算情報、人数情報など。高度に構造化されたもの (予算、組織) と構造化されていないもの (「旅行」?) が奇妙に混ざり合っています。
どのくらいの歴史が必要ですか？なし？せいぜいウィキ。財務または人事システムは、それが属する場所です。しかし、大規模な組織では、会計システムを使用するのが困難で煩雑になる可能性があるため、実際の予算の数値は Oracle Financials 内に埋もれているため、古い予算の数値を含む SharePoint ページのような二次的な情報源を作成します。
ビジネス分析、要件などを含むプロジェクト ページ。これはバックログです。プロジェクトのロードマップ、要件、および分析は、1 つのドキュメントである必要があります。ウィキで。
歴史が重要になることはめったにありません。要件が何であるかというプロジェクト開始時の誰かのコンセプトは、もはやあまり重要ではありません。最終的な形で要件がどのように発展したかは、歴史よりもはるかに重要です。ウィキ素材です。
「古すぎる」とは何歳ですか？
私は、30 年前のソフトウェアを使用している顧客と仕事をしてきました。ソフトウェアは (明らかに) 本番環境にあるため関連性があります。
ただし、ドキュメントはすべてがらくたです。ソフトウェアはメンテナンス済みです。変更管理記録がいっぱいです。「元の」仕様は、変更管理を組み込むたびに細心の注意を払って書き直す必要があります。変更管理ドキュメントは非常に広範囲に及ぶ可能性があるため、変更が適用された場所を確認する唯一の方法は、ソースを読み、そこから-現在の状態の仕様をリバース エンジニアリングします。
ソースのリバース エンジニアリングによって 30 年前のアプリしか理解できない場合は、30 年前の紙の山を破棄します。無駄だ。
整備が終わった時点で「本来の」仕様は切り下げられています。
それをきれいにする方法は？
Wiki ページまたは SharePoint サイトを作成すると、そのサイトは永久に所有されます。あなたが去ると、あなたの後任者がそれを永久に所有します。
各マネージャーは、スタッフが作成するすべての情報に対して 100% の責任を負います。彼らは物事を削除する必要があります。弱い解決策は、「アーカイブ」することです。これは、「D-word」なしで「delete」と言う丁寧な言い方です。
クリーンアップは、すべてのマネージャーの継続的な責任でなければなりません。それが何であるか、または所有している理由を思い出せない場合は、削除するように要求 (または「奨励」) する必要があります。過去 2 年間にアクセスされていないものはすべて、問題なくアーカイブする必要があります。10年前のすべては、無関係な歴史です。
それは苦痛であり、価値を生み出す仕事とは思えません。結局のところ、私たちはITで働いています。私たちの仕事はソフトウェアを「書く」ことであり、削除することではありません。発砲の脅威にさらされない限り、誰もそれをしません。
ストレージのコストは比較的低いです。クリーンアップのコストが高くなります。
メールの連鎖を止めるには？
参加をお断りします。電子メール チェーンを wiki の更新 (または共有ポイントの更新) に置き換えることに重点を置いた「Break the Chain」キャンペーンを作成します。
ウィキがリンクを提供し、電子メールよりも編集が速いことを確認してください。
本当に便利な解決策 (電子メール) を放棄するよう強制することはできません。wiki をより価値のあるものにし、電子メールと同じくらい便利なものにする必要があります。
ウィキで価値を上げてください。メール チェーンを非推奨にします。電子メール チェーンへの応答を拒否します。「やるべきこと」のアクションアイテムを電子メールで受け取ることを拒否します。