コラボレーションツールについても同様の質問がありましたが、1つの点については完全には合意されていませんでした。プロジェクト計画、ビジネス要件、技術文書などを追跡するためのこれらのコラボレーションおよび文書化ツール（WIKI、共有ポイント、ブログなど）がすべて揃ったため、問題は「このデータを削除する必要があるか」です。組織が進化して再編成され、人々が行き来するにつれて、このデータの多くは古くなっているか、もはや関連性がなく、正しくありません。
このデータの中には有用なものがあるかもしれないという考えがあります。そのため、データを保持し、その時点での情報を保持してください。歴史的なコンテキストがあると便利です。
反対の議論は、このデータはノイズが多すぎて、人々が最新のデータを入手するのが難しいと感じる可能性があるということです
考え？
最近、社内wikiでこの問題に正確に対処しました。信号ノイズの比率を高く保つことは非常に重要です。そうしないと、ユーザーはコンテンツ用のツールの使用をやめ、代替チャネルを見つけることになります。内部ナレッジベースでのすべてのユーザー検索の大部分は、現在の情報に対するものです。これは、現在の情報を見つけやすいデフォルトにする必要があり、古いコンテンツを処理するか、アクセスしにくくする必要があることを強く示唆しています。
たとえば、私たちの組織では、イントラネット上の「ほとんどの」情報が古くなっているため、信頼できないという認識が広まりました。これは、現在の情報を入手するために、個人が直接連絡を取り合う、会議を呼び出す、個人的なメモをとる以外に選択肢がないと感じたため、非常に非効率になりました。組織に対する総合的な管理上の負担は莫大でした。
関連性がなくなったが歴史的価値のあるコンテンツを明示的に非推奨にすることを選択しました。これらのページは、wikiページの上部にある「非推奨」ボックスで目立つようにマークされ、アーカイブされています。それらは参照用に論理wikiセクションからリンクされていますが、明らかに一時停止されており、必要がなければ簡単に無視できます。
これにより、情報が最新ではないことが非常に明確になります。本当に役に立たない古いドキュメント（元の作成者、またはwikiのメンテナ-私によって決定された）については、削除します。しかし、これらの場合でも、ページは本当になくなっているわけではありません。削除されたすべてのページの完全な履歴を保持するMediawikiを使用します。これらは引き続き管理者が利用できますが、削除の利点は、検索に表示されず、通常のユーザーが移動できないことです。
私たちにとっての結果は明らかな勝利でした。これで、実際のユーザーにとって本当に役立つイントラネットができました。結局のところ、それは無限の「この時代遅れの情報が将来何らかの形で関連しているとしたらどうなるか」という質問を心配するよりもはるかに重要です。その大部分は、誰もが必要とすることは決してありません。
要するに、古いものを厳密に剪定することを恐れないでください。信号対雑音比が本当に重要です。
質問の大部分は「決して削除する余裕はないのか」ということだと思います。のように、組織にはドライブスペースがありますか？
メモリは安価ですが、ドライブスペースの割り当ては、プロジェクトや部門がだらしなくなるなどの理由で、保守的な場合があります。
スペースがあれば、常にバックアップとバージョン管理を行ってください。エンタープライズ向けのものでは、紙の証跡と履歴があると、スペースの無駄になる可能性が高くなります。二度と表示されないテラバイトのデータについては、必要なときに貴重なコードやドキュメント、または電子メールの行があります。
そうは言っても、冗長性は避けるべきだと思います。ウィキに基本的に同じものに関する7つの記事がある場合、それはバックアップと同じではありません。変更ごとに7つの場所を更新する必要があるため、バックアップの価値にカウントされる可能性のある誤った情報につながる可能性があります。誰かが2年前に何かがどのように機能したかを知り、更新されなかった（または単に間違っていた）記事を引き出す必要がある場合、これはバックアップシステム全体を資産ではなくリスクにしました。
皮肉なことに、冗長性を修正するときは、冗長性をバックアップの一部にする必要があると思います。これは私の視点が明らかに衝突するところです。そのため、a）常にソースを一元化してそれらを指し示すようにし、b）冗長性を早期に修正することが重要だと思います。どういうわけかそれらをすべて結び付けて、必要な情報を検索することで、松葉杖を作成しない限り、シーカーが他の6つの記事を確実に認識できるようにすることができます。これは理想的なパッチです。
簡単に言うと、使用されていないデータをアーカイブして、使用されていないことを願う方がよいでしょう。