回答が遅くなりましたが、これまでに与えられた素晴らしいアドバイスに追加するものがあると信じています. あなたの質問に答えるには、より高いレベルに進む必要があるため、回答が長くなります。
あなたはチームの責任者であるテクニカル リーダーになりました。日常業務の多くの側面は、開発時代と似ているように見えるかもしれませんが、それらに取り組む必要がある方法は変わりました。ソフトウェア開発環境では、建設現場や工場の職長になるのとは対照的に、テクニカル リーダーを任命したとき (おそらく同じ机に座って、同じ服を着ているでしょう) に大きな変化はありません。しかし嬉しい変更点は、これらすべての会議に招待され、開発チーム外の人々からこれらすべての電子メールや電話を受け始めるようになったことです。
目に見える変化がないために、仕事をほとんど同じように扱い続ければいいだけだと思い込んでしまうかもしれません。これは事実ではなく、新しい能力での自分の行動と反応について意識する必要があります。外部からは少し「尊敬」されているように見えるかもしれませんが、内部ではその「尊敬」の一部を分かち合い、少し民主主義を演じ、一般的に公平になりたいと思うかもしれません。
まあ、これは公平性や敬意に関するものではありません。新しい仕事は次のことです。
プログラミングでは、複雑さをカプセル化して隠すために抽象化レイヤーを作成することがよくありますが、組織でも同じことが起こります。あなたは層であり、開発チームをカプセル化しなければならないインターフェースです。そして、部外者の観点からの適切なカプセル化:
これらの原則は、チームの外向きのコミュニケーションにも同様に適用できます。これらの原則に従うのは簡単なことではありません。実際には、具体的な作業が多く含まれます。たとえば、どの詳細が内部にあるのか、どのような事実を伝える必要があるのか、いつ、どのようにフィードバックを最適に構成して一貫した方法で提示する必要があるのか、誰に何を外部に通知する必要があるのかを決定するなどです。誰がいつフォローアップする必要があるか。ほんの些細な管理者のように見えるものもあるかもしれませんが、これは大変な作業です。
今、内部、内向きのコミュニケーションに。放送するのも一つの方法です。しかし、それは内部ネットワークを詰まらせ、誰もがコミュニケーションが自分に関連するかどうかを判断することに時間を費やさなければなりません. これは、入力に関係なく常にまったく同じ量の作業を行う、非常に一般的なアルゴリズムを持つようなものです。それは確かに可能ですが、なぜそれをしたいのですか？より効率的な方法は、明らかに入力に応じて処理を調整することです。ここでは、チームが何かをどのように処理するか、入力をディスパッチまたは変換する方法を決定するのは、誰かの仕事である必要があります。
これも小さな仕事ではなく、誰かがやらなければなりません。明らかに、外部と内部のコミュニケーションを管理するのはあなたの仕事であり、それをうまく行うために脳の処理能力の一部を費やさなければなりません。
役職に関係なく、全員に CC または BCC を送信しない正当な理由が他にもいくつかあります。
TO は「行動を起こす」、CC は「今後の参考のためにメモを取る」、BCC は「盗聴または大量メール」を意味します。人々のグループに電子メールを送信するときに、次のいずれかを使用する場合は注意が必要です。
1 人に電子メールを送信することは単純な「TO」ですが、グループに電子メールを送信する場合は、アクション (簡単な確認を含む) が必要な人だけを「TO」します。これはデフォルトの意味であり、それ以外の場合は、期待されることを明示的に伝えます (つまり、FYI、アクションは不要など)。
後で参照できるように、情報をメモしておきたい人だけを CC に入れます。合意に達するか問題が解決するまでに何度も電子メールがやり取りされることが予想される場合は、「CC」を使用しないでください。通知が必要な他の関係者には、後で要約確認を送信することをお勧めします。全員の時間を節約し、誰かが最終的ではないコミュニケーションに注意を払うことによる誤解を回避するだけでなく、やり取りをより個人的なものにし、より自然に流れ、形式主義と官僚主義を減らすのに役立ちます. 多くの場合、CC-d の電子メールは正式に処理されますが、これは必ずしも良いことではありません (ただし、まさにあなたが望むものである場合もあります)。
BCC の使用はほとんど問題ありません。誰かがあなたの会話を盗聴しているという知識が明るみに出れば、あなたの信頼性は簡単に失われます。それは単に「いつ」の問題です。そして、あなたのチームは、あなたが会話を他の誰かに BCC 送信している可能性があることを心配する必要がありますか? ほとんどの場合、BCC を介した大量メールも間違っています。電子メールが特に受信者に宛てられているという印象を与えます。
転送、CC 送信、および BCC 送信はほとんど労力を必要としませんが、ノイズを増加させ、信号を希釈します。コミュニケーションを作成する前に、その人に何をしてもらう必要があるのか、コミュニケーションに基づいて行動するために何を知っておくべきなのかを考えておくことは価値があります。
一部の会話は、完全に「オフライン」で行うのが最適です (電話または対面で行うのが最適です)。書面で放送または形式化することは、自分を窮地に追い込むようなものです。後でいつでも書面で確認できます。
テクニカル リードの責任の 2 番目の部分に移ります (目標を示す個人的な例と画像を通じてチームを指揮する)。これを達成するために、たまたま受信トレイに届いたすべての情報をチームに渡す必要はありません。ストーリーを作成する必要があり、優れたストーリーとは、特定の視聴者にとって関連性のある興味深い詳細のみで構成される実際のイベントの抽象化です。日常の経験に基づいてこの短編小説を作成し、何が関連性があり興味深いかを判断し、定期的にチームに提示することも大変な作業です。
ただし、チームを指揮し、抽象化レイヤーとして機能することで、開発者と外界がより効率的にやり取りし、より多くのことを達成し、より複雑に取り組むことができるようになることを忘れないでください。この仕事には意味があります。